Zusammenarbeit mit größeren Auftraggebern
Wenn Einkauf, IT und Datenschutz mitentscheiden, werden Antworten gebraucht, bevor das erste Gespräch stattfindet. Hier stehen sie.
- Über 400 Unternehmen haben mit uns gearbeitet
- Codeübergabe und umfassende Nutzungsrechte werden im Vertrag festgelegt; Lesezugriff auf das Projekt-Repository besteht ab Projektstart
- Unser AV-Vertrag steht fertig online, samt Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und der vollständigen Liste aller Unterauftragsverarbeiter. Er kann der Datenschutzabteilung vorgelegt werden, bevor wir das erste Mal telefonieren
Wie ein Projekt abläuft
Vier Schritte, wie auf unserer Seite zur Individualsoftware beschrieben:
- Analyse und Konzept: wir nehmen den Prozess auf und sagen ehrlich, ob sich eigene Software rechnet
- Entwicklung in Stufen: Termine und Zwischenstände werden nach Umfang und Abhängigkeiten vereinbart
- Anbindung und Datenübernahme: Schnittstellen zu bestehenden Systemen, nichts wird doppelt gepflegt
- Betrieb und Weiterentwicklung: Hosting, Updates und neue Funktionen in Stufen
Vor Arbeitsbeginn legen wir den Umfang im Pflichtenheft fest. Dafür vereinbaren wir einen Festpreis für die Entwicklung. Hosting, Wartung und Betreuung werden separat ausgewiesen und vereinbart.
Wir arbeiten direkt mit der vorhandenen IT, den Fachabteilungen und bei Bedarf dem bisherigen IT-Dienstleister zusammen. Ansprechpartner, Schnittstellen, Zugänge und Freigaben legen wir gemeinsam fest.
Passende Projekte: Bewerberprofile für procedo, Shop und Händlerportal für 3aART und Anfrage- und Termin-App für meinGarten.
Wer der Vertragspartner ist
- Über 400 Unternehmen haben mit uns gearbeitet, gegründet 2023. Büro und Studio befinden sich in Ingolstadt.
- Tivaos GmbH, Marie-Curie-Straße 6, 85055 Ingolstadt
- Amtsgericht Ingolstadt, HRB 11703, USt-IdNr. DE368115681
- Geschäftsführer: Kaan Kahraman und Jan Zacherl
Ein fester Ansprechpartner koordiniert das Projekt und die beteiligten Fachleute. Umfang, Termine und Preis werden verbindlich im Angebot festgehalten.
Datenschutz und Informationssicherheit
Die Anforderungen für einen DSGVO-konformen Einsatz stimmen wir vor der Umsetzung mit den Datenschutzverantwortlichen und der IT ab. Dazu gehören Datenflüsse, Zugriffsrechte, Löschvorgaben und die Auswahl der beteiligten Dienste.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, fertig ausgearbeitet und online einsehbar. Eine gesonderte Anforderung ist nicht nötig
- Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO als Anlage: personalisierte Zugänge, Passwort-Manager, Zwei-Faktor-Authentifizierung für zentrale Systeme, SSH-Schlüssel statt Passwörtern, Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip, logische Mandantentrennung, Protokollierung administrativer Zugriffe
- Verarbeitungsorte und externe Dienste werden projektbezogen vereinbart. Ein EU-Hosting der Anwendung allein legt den Verarbeitungsort angebundener KI-Dienste nicht fest. Beteiligte Unterauftragsverarbeiter und die vertraglichen Grundlagen sind im AVV benannt
- Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Zweck in Anlage 2 des AVV. Änderungen kündigen wir vorher an
- Meldung von Datenschutzverletzungen unverzüglich
- Nachweise und Kontrollen nach Art. 28 stellen wir bereit
Welche KI-Dienste angebunden werden und wo Daten verarbeitet werden dürfen, stimmen wir mit dem Auftraggeber, seiner IT und den Datenschutzverantwortlichen ab. Möglich sind etwa ein vorhandener KI-Server, eine passend konfigurierte Bereitstellung über Microsoft Azure in der EU oder selbst betriebene Modelle auf EU-Servern. Entscheidend sind der gewählte Dienst, seine konkrete Bereitstellung und die vereinbarten Datenflüsse.
Betrieb und Support
Die Software kann bei uns oder auf der vorhandenen Infrastruktur des Auftraggebers laufen. Hosting, Wartung und Betreuung werden getrennt vom Entwicklungsfestpreis angeboten. Mit der IT vereinbaren wir, wer Betrieb, Updates, Sicherungen und Störungsbehebung übernimmt.
Bei entsprechend vereinbarter Betreuung durch Tivaos gelten folgende Reaktionszeiten:
- Betriebsausfall: innerhalb von vier Stunden an Werktagen
- Eingeschränkter Betrieb: am nächsten Werktag
- Anfragen ohne Eile: innerhalb von zwei Werktagen
Gemeint ist die Reaktion, also dass jemand am Fall arbeitet und eine Einschätzung vorliegt.
- Fester Ansprechpartner, der das Projekt kennt
- Websites und Datenbanken werden täglich automatisiert gesichert, mit dokumentierten Wiederherstellungsverfahren
- Laufende Sicherheitsupdates, Firewall und Malware-Schutz auf Serverebene
- Verfügbarkeit der Server mindestens 99 Prozent im Jahresmittel, ausgenommen sind höhere Gewalt, Handlungen Dritter und angekündigte Wartungsfenster
Übergabe und Weiterbetrieb ohne uns
Damit die zuständige IT oder ein anderer Dienstleister die Software später übernehmen kann, regeln wir die Übergabe vor Projektstart.
- Lesezugriff auf das Projekt-Repository ab Projektstart
- Je nach Vertrag übergeben wir den vollständigen Quellcode mit umfassenden Nutzungsrechten, einschließlich eigener Änderungen und der Weiterentwicklung durch andere Dienstleister. Umfang und Zeitpunkt der Übergabe halten wir vor Arbeitsbeginn fest. Für eingebundene Komponenten Dritter gelten deren Lizenzbedingungen.
- Für eigens entwickelte Software sehen unsere AGB nach vollständiger Bezahlung ausschließliche, unbeschränkte und übertragbare Nutzungsrechte vor. Abweichende Regelungen und die Übergabe werden im jeweiligen Vertrag festgehalten.
- Drittanbieter-Lizenzen und allgemein wiederverwendbare Komponenten werden bei der Rechtevereinbarung berücksichtigt.
Absicherung und Haftung
- Betriebs- und IT-Haftpflicht beim Bayerischen Versicherungsverband (Versicherungskammer Bayern). Versichert ist ausdrücklich das Tätigkeitsprogramm „Unternehmen der Informationstechnologie“ mit Softwareerstellung, -implementierung, -anpassung, -wartung und -pflege
- Versicherungssummen je Versicherungsfall: 5.000.000 Euro pauschal für Personen- und Sachschäden, darin enthalten 500.000 Euro für Vermögensschäden, ohne Selbstbeteiligung. Die Gesamtleistung eines Versicherungsjahres beträgt das Zweifache
- Haftung: bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbegrenzt, bei leichter Fahrlässigkeit begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Der Wortlaut steht in den AGB
- Die Verjährungsfrist für Mängel beträgt nach unseren AGB ein Jahr, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit gilt sie nicht
Formales für den Einkauf
- Lieferantenformulare und Nachweise füllen wir aus, eine Liste der benötigten Nachweise genügt
- Verträge und Angebote schreiben wir in Sie-Form, auf Wunsch auf den eigenen Vorlagen des Auftraggebers oder als Rahmenvertrag
- Zahlungsweg und Zahlungsziel stimmen wir ab, wenn die Buchhaltung keine Lastschrift erteilt
Was hier nicht steht, klären wir im Gespräch: Bonität, Referenzen zum Anrufen, Löschfristen, Zugriffskonzept, Verhaltenskodex.
Sprechen wir darüber
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach klären wir Pflichtenheft, Entwicklungsfestpreis und die separat ausgewiesenen Betriebskosten. Telefon +49 841 96911010, E-Mail info@tivaos.com.